EUROPA Courses nous a sollicités pour développer un outil de conversion des données de paie.

Ceci a permis d’accélérer et de fiabiliser les ordres de virement des salaires de ses collaborateurs.

État des lieux et solutions

Comme beaucoup d’entreprises travaillant avec un cabinet comptable externe, EUROPA Courses recevait les bulletins de paie de son cabinet comptable et devait se connecter au serveur de sa banque puis saisir manuellement, un à un, tous les virements. Cela générait des risques d’erreur et une perte de temps sans valeur ajoutée.

Nous avons mis en place un programme pour gérer ces opérations plus facilement, rapidement, et en réduisant les risques d’erreur de saisie.

Le temps, dans les petites entreprises comme dans les grandes, c’est de l’argent.

La solution apportée va à l’essentiel : nous avons défini un format de « fichier d’entrée » avec le cabinet comptable. Nous avons ensuite développé un outil simple d’utilisation qui permet au gérant à l’origine de ce projet, de générer un « fichier de sortie » qu’il peut télécharger sur le serveur de sa banque.

Vérifications et contrôles du fichier des paies

La mini application que nous avons développée effectue des contrôles de données sur le « fichier d’entrée » : il vaut toujours mieux nous assurer que les données sont cohérentes en termes de format et de contenu avec ce qui est attendu par l’application qui va les recevoir, par exemple :

  • les montants sont positifs et compris dans une certaine fourchette ;
  • les dates de virements sont égales ou postérieures à la date de la demande ;
  • etc.

Conversion des données dans le format attendu par la banque

Le format de fichier d’ordres de virements accepté par la banque est conforme à un standard pour les échanges inter-bancaires, l’ISO 20022 (1) et bien sûr le format SEPA (2). Notre développement permet de générer le fichier d’échange dans le format qui convient pour la banque.

Il s’agit d’un fichier au format XML et conforme à une certaine structure définie dans le standard.

Notre mini-programme récupère simplement un « fichier d’entrée », transforme les données, et génère un « fichier de sortie » conforme aux pré requis de la banque.

Bilan et perspectives

Cela fait maintenant 3 mois que la solution est utilisée par EUROPA Courses, sans difficulté. Les gains de temps et la fiabilité sont au rendez-vous comme prévu. EUROPA Courses a souhaité conserver un processus manuel pour la connexion au serveur de la banque et le téléchargement du fichier.

Le processus de connexion au serveur bancaire et d’envoi du fichier de demandes d’ordres de virement peut être automatisé.

Nous pouvons également automatiser la gestion des données d’entrée du processus (côté comptable, ou en interface avec un logiciel de comptabilité du cabinet comptable ou de l’entreprise).

Ce savoir-faire est maintenant disponible pour toutes les entreprises qui souhaitent gagner du temps dans la gestion de leurs virements de salaires, quelle que soit leur taille.

Le métier et la vocation première d’IDFOR Solutions est de créer des solutions et services permettant la transformation numérique des entreprises.

Nous développons les solutions techniques et vous accompagnons pour faciliter et sécuriser vos échanges de données. Ce développement est une illustration parfaite de ce que nous pouvons mettre en place rapidement et simplement pour que les petites et moyennes entreprises soient aussi compétitives que les grandes.

À propos d’EUROPA Courses

EUROPA Courses est une entreprise proposant des services logistiques co-gérée par Virginie GARCIA et Fabrice GACHON.

Site web : http://www.europacourses.com
Dernières nouvelles : Europa Courses s’agrandit et s’installe dans la zone du Brézet à Clermont-Ferrand, Laeticia REYNAUD, Le Journal de l’Éco, 18 février 2016
Fabrice GACHON est lauréat du réseau Entreprendre en Auvergne 2008 en tant que repreneur d’entreprise.

ISO 20022 & SEPA : formats d’échanges et de règlements inter-bancaires

Pour en savoir plus sur les virements bancaires : https://fr.wikipedia.org/wiki/Virement_bancaire

(2) SEPADepuis le 1er août 2014, les opérations bancaires effectuées par les entreprises européennes doivent respecter le format SEPA (Single euro payments area, espace unique de paiements en euros).

(1) ISO 20022 : standard encadrant les formats d’échanges entre serveurs et d’échanges de données inter-bancaires ou avec les banques.
Voir (anglais) : https://www.iso20022.org